eDenun es un Software Saas (Software as a Service) que cumple como “medio de intermediación” entre el informante y la entidad.

Además, se pone a disposición de los Responsables de las entidades para realizar todas las tareas necesarias en el proceso de atención, recopilación y seguimiento de una denuncia, para que se cumpla con la normativa legal, desde su inicio hasta su conclusión. Disponible 24h al día, todos los días del año.

Todas las entidades que cumplan con 1 o más de los siguientes requisitos:
• Empresas con más de 49 empleados
• Entidades prestadoras de servicios para AP
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Fundaciones
• Partidos políticos
• Sindicatos
• Organizaciones que gestionen fondos públicos
• Entidades públicas de municipios
• Universidades
• Las que por su ámbito de actuación estén obligadas por otras leyes a tener implementado un Canal de Denuncias, como por eje las vinculadas al plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.
• Cualquier empresa que decida adoptar la norma ISO 37301 sobre sistemas de gestión de compliance, también tiene la obligación de implementar un canal de denuncia interno.

Adicionalmente, con independencia del número de empleados:

Se obliga a contar con un Sistema interno de información a todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan, siempre que reciban fondos públicos para su financiación.

La razón de esta exigencia se ampara en el singular papel constitucional que tienen estas organizaciones tal y como proclaman los artículos 6 y 7 de la Constitución Española, como manifestación del pluralismo político y vehículo de defensa y protección de los intereses económicos y sociales que les son propios, respectivamente.

• Permite las comunicaciones anónimas y garantiza la confidencialidad del informante.
• Permite la comunicación directa entre el informante y el responsable de gestión de la comunicación.
• Incluye un sistema de alertas ligado a los plazos y procesos de gestión de la comunicación.
• Permite incorporar material de audio, video, otro tipo de documentación necesaria para el proceso.
• Permite generar y descargar informes de todo el procedimiento.
• Incluye herramientas para evaluar el riesgo de la denuncia para la entidad y recomendaciones legales para su resolución.
• Mensajería privada para comunicaciones entre responsable e informante, manteniendo el anonimato.
• El informante puede consultar el estado del proceso de forma ininterrumpida (24/7/365).
• El responsable dispone de herramientas de seguimiento para todas sus tareas.
• La Entidad dispondrá de una URL y/o QR exclusivos para su Canal que podrá incluir en su sitio web.
• Diversos tipos de usuarios por roles para la revisión de las denuncias y con las combinaciones necesarias para el cumplimiento legal.
• Generación de informe anual, para ayudar a la entidad cuando esta genere la Memoria Anual.

¡MUY FÁCIL!

eDenun te proporcionará un enlace web (URL) exclusivo con la dirección de tu Canal Denuncia. Simplemente lo tendrás que incluir en tu Sitio Web, como si de cualquier otro enlace se tratara.

Recuerda, deberás incluir el enlace a tu Canal Denuncia, tal y como indica La Ley, en lugar CLARAMENTE VISIBLE de tu sitio web.

Adicionalmente, eDenun también generará un QR exclusivo, con el acceso a tu Canal, que podrás utilizar en cualquier documentación corporativa para informar de su existencia.

Recuerda que, a razón de la normativa, también deberás informar por otros mecanismos a tus empleados, bien sea con comunicados, documentos, cartelería, etc.. y ¿qué mejor que un QR para hacerlo todo más sencillo?.

eDenun, piensa en tí, te proporciona las herramientas más cómodas y útiles para que todo sea muy sencillo y cubra con todas tus necesidades.

No hay un período de permanencia, solo queremos que los clientes satisfechos utilicen nuestros productos y servicios.

Solo existe 1 cuota renovable anual, el pago se realiza siempre por adelantado al contratar el servicio. En caso de no estar satisfecho y solicitar la BAJA, se devolverán los importes de los últimos trimestres de los periodos no iniciados de la cuota anual facturada.

Si tu empresa tiene vínculos laborales con personas durante un periodo contínuo y/o discontínuo de 3 años, que sumen una cifra superior a los 49 empleados, la respuesta es SI.

La protección de la norma se extiende a todas aquellas personas que tienen vínculos profesionales o laborales con entidades tanto del sector público como del sector privado, aquellas que ya han finalizado su relación profesional, voluntarios, trabajadores en prácticas o en período de formación, personas que participan en procesos de selección. También se extiende el amparo de la ley a las personas que prestan asistencia a los informantes, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalias, así como a las personas jurídicas propiedad del informante, entre otras.

La protección se aplica a la “vinculación” con la entidad tanto profesional o laboral en cualquiera de sus facetas, aún cuando hubiera finalizado la relación profesional.

La vinculación laboral no es lo mismo que la relación profesional, para determinar el concepto de vinculación, hay que consultar una norma subsidiaria, que se establece por aplicación de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, en su artículo 18. De este artículo se extrae que, cuando un trabajador que preste servicios para una persona o entidad cese su relación laboral con esta pero dentro de los tres años siguientes comience a prestar servicios para una persona o parte vinculada a ella, no se entenderá como efectiva y real la desvinculación entre la primera empresa y el trabajador.

La normativa específica indica que debe haber al menos un responsable designado para administrar el Canal de Denuncias.

El responsable debe estar preparado para desempeñar su cargo adecuadamente, incluso para asumir una posición decisoria en cuestiones relacionadas con el canal. 

Además, el responsable del Canal está obligado a garantizar la confidencialidad entre los involucrados: el denunciante, el denunciado y los miembros del equipo investigador.

Con eDenun, puedes nombrar a un responsable para gestionar las denuncias, además de poder aprovechar una plataforma segura, práctica y fiable.

El propio denunciante, que comunica sus preocupaciones a alguien de confianza dentro de la empresa.

El denunciado, que es la persona o entidad a la que se acusa de mala conducta.

El responsable del canal, encargado de gestionar el proceso de denuncia. Debe garantizar que todas las denuncias se investigan de forma adecuada y mantener la confidencialidad de toda la información y del denunciante.

El gestor del canal (o equipo de revisión), que se encargan de examinar las denuncias y reunir pruebas, en caso de ser necesario.

Si bien La Ley admite la gestión del Canal por 1 solo responsable, también indica que ante la posibilidad de que el denunciado sea el propio responsable del Canal, en este caso, se debe incluir un gestor adicional para que el denunciado, el responsable, no conozca ni obtenga información acerca de la denuncia.

eDenun en su versión básica, dispone por cada canal, de 3 roles: 1 responsable del canal, 1 gestor del canal y 1 gestor externo (en el caso de que se quiera externalizar la gestión del canal a un DPO, despacho de abogados, gestoría, etc.).

Los plazos dependen del momento del proceso:

Recepción: 3 días para responder  al informante de la recepción de la denuncia.

Aceptación / Inadmisión: 5 días para informar si procede o no el trámite de inicio del expediente.

Conclusión:  3 meses para realizar el procedimiento de revisión e informar de la conclusión al informante.

eDenun controla los tiempos de expiración y mantiene informados a los responsables del canal para que "no se olviden" de estos procedimientos y estén al día con el cumplimiento legal de los plazos.

La normativa obliga a la entidad y al responsable del Canal , de forma relevante, a:

• Instaurar un Canal de Denuncias, a disposición de los informantes 24/7/365.
• Permitir que las denuncias puedan ser 100% anónimas.
• Si el denunciante se identifica, proteger su identidad ante los implicados.
• Informar de la existencia del Canal de Denuncias públicamente (sitio web, correos, etc).
• Atender de forma fehaciente TODAS las comunicaciones recibidas.
• Cumplir con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (RGPD)
• Instaurarmedios que permitan que el equipo responsable del Canal, no reciba comunicaciones cuando esté implicado en el hecho denunciado.
• Disponer de un Libro de Registro de todas las denuncias y actuaciones realizadas.
• Garantizar el protocolo de procedimiento, según indica la normativa, en los plazos máximos estipulados:
       • Admitir / Inadmitir a trámite las denuncias.
       • Evaluar / Investigar las denuncias admitidas a trámite.
       • Concluir con la investigación ( medidas, traslado a  autoridades competentes, etc).
• Generar informes del expediente de denuncia.
• Comunicar e informar al denunciante (si es posible) del transcurso de las actuaciones
• Presentar una Memoria Anual en los 3 primeros meses de cada año, con el resumen de las denuncias y procedimientos realizados.

A través del Canal se informa a las entidades de las situaciones que pudieran constituir un ilícito penal o una vulneración de los principios éticos y de buen funcionamiento de la empresa.

Se trata de una herramienta no solo para los empleados, si no también para todas aquellas personas físicas o jurídicas que tengan o hubieran tenido relación con la entidad (clientes, comerciales, prestadores de servicios, etc).

Se pueden comunicar o denunciar, entre otros:

• Actos ilícitos que vulneren los principios éticos y/o personales.
• Actos que vayan en contra de los códigos de conducta de la entidad.
• Actos que puedan ser constituvimos de un delito penal, finaciero, etc.
• Cualquier acción, de la que se tengan sospechas fundadas, que pueda ser constitutiva de ilicitud (laboral, civil, penal, etc)

Sin embargo, no se debería utilizar el Canal  para denunciar actos que representen una amenaza inminente a la vida o integridad física de las personas o a la propiedad privada. En esos casos, debe contactarse con las autoridades competentes o con el teléfono de emergencias 112.

eDenun ofrece la posibilidad al informante de mantener durante 3 días su comunicación “pendiente de envío o presentación”, lo que se denomina borrador.

Los borradores no se envían ni pueden ser visualizados por ningún gestor del Canal de la entidad hasta que se conviertan en “comunicaciones fehacientes “.

Durante esos 3 días el informante puede modificar, ampliar, agregar documentación adicional a su denuncia, previamente a la comunicación final o puede descartarla.

Pasados los 3 días, si la comunicación “no se envía” al canal, será eliminada 100% del sistema, sin que los gestores hubieran sido notificados ni informados.

eDenun pone a disposición del denunciante un sistema de seguimiento y comunicación a través del Canal, utilizando un Código o Referencia únicos para su denuncia, acompañado de una clave (contraseña) que el informante “eligió” en el momento de crear la comunicación.

Debido a la naturaleza del servicio y para garantizar el anonimato, NO existe ninguna opción ni medida técnica que permita recuperar el acceso a la denuncia, si el informante “pierde u olvida” sus datos de acceso.

Es la base del sistema para poder garantizar 100% el anonimato, de manera que si esto sucediera y el denunciante no pudiera responder a la información solicitada por parte del Gestor de la denuncia, el cuál podría llegar a determinar la finalización del procedimiento por falta de información para poder continuar con la investigación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Sí, siempre y cuando la “finalización del expediente” concluya con el traslado a una entidad judicial u organismo competente en la materia denunciada; el procedimiento continuará por otras vías, que no serán competencia del canal, ni podrán ser gestionadas por eDenun.

La comunicación de una denuncia, es un acto responsable y fidedigno, el informante es reponsable ante la Ley de de dicha comunicación, de forma que los actos difamatorios o que pudieran tratarse de falsas denuncias o tengan motivaciones ilegítimas, podrían dar lugar a acciones de seguimiento para que el informante respondiera legalmente de sus actos, si bien en el caso de denuncias de tipo ANÓNIMA, pueden dar lugar a la NO tramitación del expediente y el cierre inmediato de la comunicación, en el caso de las denuncias de tipo RESERVA DE IDENTIDAD, podrían llegar a ejercerse acciones legales contra el informante.

El denunciante está obligado, de igual manera que el Gestor del Canal, a atender los avisos que el Gestor del Canal le pudiera enviar, así como aportar, si fuera posible, toda la información que le sea requerida para continuar con la tramitación del expediente de denuncia, en caso de oponerse o no responder, puede dar lugar al cierre del expediente por parte del Gestor del Canal y/o a la adopción de medidas sancionadoras por parte de la entidad en el caso que hubiera sido identificado el informante y sus actos fueran objeto de tal gravedad.

NO. Tanto en los casos de expedientes ANÓNIMOS COMO RESERVADOS, eDenun puede utilizarse “exclusivamente” como medio de comunicación entre los participantes y de carácter informativo sobre el estado general en el que se encuentre el expediente.

Si bien, específicamente en el ámbito del ANONIMATO es lógico que se utilice eDenun ya que no existirá otro medio para poder comunicarse con el informante, pero en el caso de las comunicaciones RESERVADAS, al disponer de un dato de contacto directo (como sería el email), es posible que el Gestor del Canal decida utilizar otro medio de comunicación más directo con el informante.

El Gestor del Canal no está obligado a utilizar las herramientas y las funcionalidades de gestión disponibles en eDenun si cuestiones administrativas o política de empresa se hubieran establecido otras.

A pesar de ello, el estado del expediente, sí debería quedar registrado en el sistema, con independencia del tipo de denuncia, siendo básicamente:

- INICIO : Se admite o No a trámite la comunicación.
- EN PROCESO: Se están realizando tareas de revisión de los hechos denunciados.
- FINALIZADO: Se ha cerrado el expediente y queda constancia del motivo de la finalización.

Estas actuaciones son las mínimas requeridas para mantener el Libro de Registro de denuncias de la entidad.

Establecer un esquema de denuncia de irregularidades es algo sencillo. Sin embargo, el tiempo de implementación puede variar según la complejidad de la organización y el trabajo legal que deba realizarse. El tiempo de configuración técnica es de aproximadamente 1 día con nuestros consultores.

Si es usted un asesor legal como un despacho de abogados, despacho de contabilidad o similar y quiere tener una solución adecuada a las necesidades de sus clientes, puede contratar un servicio de Grupo de Entidades, dónde se aplicarán los costes de Canales Adicionales para cada una de la Entidad subscrita con diferente CIF/NIF.

Para más información póngase en contacto con los consultores de eDenun, a través del formulario de este site o escirbiendo a la dirección de correo edenun@bigzon.es